Muchas organizaciones tienen dificultades para gestionar documentos regulatorios, lo cual constituye un verdadero problema, ya que una mala gestión puede llevar al fracaso de su negocio. En esta publicación, profundizaremos en la mejor manera de hacerlo y cómo la gestión documental puede beneficiar a su empresa.
Cabe mencionar que la gestión documental necesita seguir algunas reglas y buenas prácticas para generar ahorro y agilidad, y estas son las buenas prácticas que enumeraremos en el texto de hoy.
¡Que tengas una excelente lectura!
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es la suma de numerosas prácticas que una organización adopta con el propósito de asegurar una mayor agilidad en la producción, el archivo, así como el acceso a los registros más importantes para la empresa.
Cabe mencionar que la intención principal es facilitar el uso de los documentos en la vida cotidiana, es decir, que las búsquedas de datos sean más organizadas y, en consecuencia, más eficientes.
Cada organización, según su perfil, puede adoptar sus propias prácticas y rutinas al respecto. Al fin y al cabo, una pequeña empresa no necesita adoptar tantas normas como un centro comercial, por ejemplo.
¿Por qué es importante la gestión documental?
La gestión de documentos regulatorios es importante para agilizar la rutina de los responsables de consultar datos para tomar decisiones.
En este sentido, la documentación se organiza desde su recepción, pasando por su consulta, hasta su recepción y archivo en carpetas. Cuanto más fácil sea acceder a los documentos, más rápido será el proceso.
Teniendo en cuenta esto, tener un acceso rápido a los documentos regulatorios y certificados fiscales garantizará un aumento en la productividad de su equipo, además de mejorar la calidad del servicio y optimizar el espacio para almacenar la documentación.
Como resultado, su empresa podrá reducir costos en todas las operaciones financieras, ahorrando tiempo y ganando control y trazabilidad.
¿A qué puede conducir una mala gestión documental?
Anteriormente, vimos la importancia y cómo la gestión documental puede beneficiar a su empresa, brindándole mayor agilidad durante todo el proceso. Sin embargo, una gestión deficiente puede tener consecuencias desastrosas, como:
- Pérdida de documentos;
- Aumento de la burocracia;
- Desorganización;
- Crecimiento de costos;
- Fuga de información.
Cuando hay una mala gestión documental, la empresa no solo pierde tiempo buscando un documento, sino que también aumenta costes, ya que un empleado pierde mucho tiempo buscando un documento.
Además, esto facilita que se filtre información, lo que compromete a la empresa e incluso puede acarrear pérdidas importantes.
¿Cómo gestionar documentos regulatorios?
Para gestionar documentos regulatorios es necesario seguir una pequeña guía paso a paso que ayudará a tu empresa a estar más organizada.
Comience por organizar las carpetas
El primer paso es categorizar los documentos por tema, cliente, proceso e impuestos. Incluso puedes crear subcategorías para facilitar aún más esta gestión.
Considere dónde se almacenarán estos documentos y cómo se puede usar cada carpeta o subcarpeta para guardarlos. Cuanto más organizado esté el archivo, mejor.
Conozca la vida útil de cada documento
Cada documento de la empresa debe archivarse durante un tiempo determinado. Si no se conserva durante ese tiempo, se debe solicitar un duplicado.
Sólo para dar un ejemplo, los extractos bancarios deben conservarse durante cinco años, mientras que las financiaciones y los consorcios deben mantenerse archivados hasta su pago.
Por ejemplo, un comprobante de obligaciones de seguridad social debe conservarse durante 30 años, mientras que un certificado de registro de propiedad sólo debe conservarse durante 30 días después de su emisión.
Por lo tanto, vale la pena considerar que en algunos casos será necesario solicitar una segunda vida al documento para que sobreviva el tiempo necesario que necesita ser conservado.
Digitaliza los documentos de tu empresa
Con la llegada de la tecnología, muchas organizaciones ya están digitalizando documentos, sobre todo porque hoy en día ya no es necesario archivarlos en un PC, ya que se pueden almacenar en la nube.
Esta digitalización no solo aporta organización a la empresa, sino que también agiliza la búsqueda de un documento específico. Además, evita la necesidad de un gran espacio físico.
El resultado es una mayor agilidad en la gestión, así como una reducción de costes debido a la rapidez con la que se encuentran los documentos.
Además, la digitalización también proporciona una mayor integración entre los departamentos de la empresa, evitando que una sola persona sea la encargada de gestionar el expediente.
Una buena alternativa para la gestión de documentos es LA_docs, el sistema desarrollado por LA . Es una plataforma intuitiva y muy fácil de usar que funciona en un entorno 100 % web y de alta disponibilidad.
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