Muitas organizações possuem dificuldade na gestão de documentos regulatórios, sendo esse um verdadeiro problema, uma vez que o mau gerenciamento pode simplesmente levar o seu negócio à ruína. Neste post vamos falar um pouco mais profundamente sobre qual é a melhor maneira de realizá-la e como a gestão de documentos pode beneficiar sua empresa.
É de se referir, que a gestão de documentos precisa seguir algumas regras e boas condutas para gerar economia e agilidade, e são essa boas práticas que vamos listar no texto de hoje.
Tenha uma ótima leitura!
O que é a gestão de documentos?
A gestão de documentos é a soma de inúmeras práticas que uma organização adota com a finalidade de garantir mais agilidade na produção, arquivamento, bem como no acesso aos registros que são mais importantes para a empresa.
Vale dizer que a principal intenção é deixar mais simples o uso dos documentos no decorrer do dia a dia, sendo que as buscas por dados se tornam mais organizadas e por consequência mais eficientes.
Cada organização, segundo o seu próprio perfil, pode adotar as suas próprias práticas e rotinas nesse sentido. Até porque, uma pequena empresa não precisa adotar o mesmo número de regras que um shopping, por exemplo.
Por que é importante a gestão de documentos?
A gestão de documentos regulatórios é importante para agilizar a rotina de quem é encarregado de consultar os dados para tomar alguma decisão.
Nesse sentido, a documentação passa a ser organizada desde a entrada do documento, até a consulta, passando pelo recebimento e arquivamento em pastas. Quanto mais fácil for o acesso aos documentos, mais ágil será o processo.
Em vista disso, ter um rápido acesso aos documentos regulatórios e certidões fiscais vai garantir um aumento da produtividade do seu time, além de melhorar a qualidade do serviço e otimizar o próprio espaço para o armazenamento da documentação.
Como resultado, a sua empresa será capaz de reduzir custos de toda operação financeira, poupando tempo e ganhando controle e rastreabilidade.
O que a má gestão de documentos pode acarretar?
Acima, vimos a importância e como a gestão de documentos pode beneficiar sua empresa, proporcionando mais agilidade em todo o processo. No entanto, uma má gestão, por outro lado, pode trazer resultados desastrosos, como:
- Perda de documentos;
- Aumento da burocracia;
- Desorganização;
- Crescimento de custos;
- Vazamento de informações.
Quando há má gestão de documentos a empresa não só perde tempo para encontrar um documento, como isso faz aumentar os custos, pois um colaborador perde muito tempo para encontrar um documento.
Além do mais, isso facilita o vazamento das informações, o que compromete a empresa e até mesmo leva a prejuízos bastante significativos.
Como fazer a gestão de documentos regulatórios?
Para fazer a gestão de documentos regulatórios é preciso seguir um pequeno passo a passo que vai colaborar para uma maior organização na sua empresa.
Comece organizando as pastas
O primeiro passo é categorizar os documentos por assunto, cliente, processo, impostos. Enfim, você pode até criar subcategorias para facilitar ainda mais essa gestão.
Analise onde esses documentos serão guardados e pense em como cada pasta ou subpasta pode condizer com os documentos arquivados. Quanto maior for a organização, melhor.
Saiba qual é a vida útil de cada documento
Cada documento de uma empresa precisa ser arquivado por um certo período de tempo. E se o comprovante não for capaz de sobreviver a esse tempo, é preciso solicitar uma segunda via.
Só para exemplificar, o extrato bancário precisa ser guardado por 5 anos, já um financiamento e consórcio precisam ficar arquivados até sua quitação.
Um comprovante de obrigações previdenciárias, por exemplo, tem que ficar arquivado por 30 anos, ao passo que uma certidão de matrícula de imóveis só precisa ser guardada por 30 dias após emitida.
Portanto, é de considerar que em alguns casos será necessário pedir uma segunda vida do documento para que ele sobreviva ao tempo necessário que precisa ser guardado.
Digitalize os documentos da sua empresa
Com a chegada da tecnologia, muitas organizações já estão digitalizando os documentos, ainda mais que hoje em dia não é mais preciso arquivá-los em um PC, podendo eles ficarem nas nuvens.
Essa digitalização traz não só organização para a empresa como também muito mais rapidez na busca por um determinado documento. Isso sem contar que evita a necessidade de um enorme espaço físico.
O resultado é mais agilidade no momento da gestão, assim como redução de custos em virtude da rapidez com que os documentos são encontrados.
Além disso, a digitalização ainda proporciona uma maior integralização entre os departamentos da empresa, evitando a necessidade de ter uma pessoa só para mexer no arquivo.
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